Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации. В нём зафиксированы ключевые данные:
— наименование и ИНН организации-доверителя,
— ФИО и ИНН доверенного лица (сотрудника),
— перечень полномочий, которые сотрудник может реализовывать в электронном документообороте.

МЧД автоматически передаётся вместе с каждым документом, подписанным сертификатом физического лица. Это подтверждает, что сотрудник действует в рамках своих полномочий, а не от своего имени. Подробнее — в статье на сайте Диадока.


Когда требуется МЧД?

С 2022 года вступили в силу изменения в Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно им, любое действие с электронными документами, совершаемое сотрудником с использованием своей КЭП, требует наличия МЧД.

Без МЧД сотрудник не может:
— подписать документ,
— отказать в подписи,
— запросить аннулирование документа,
— отказать в аннулировании,
— аннулировать документ,
— запросить уточнение,
— подписать извещение о получении.

Важно: МЧД не нужна, если документ подписывает сам руководитель — его КЭП уже подтверждает полномочия. МЧД требуется только при подписании от имени организации сотрудником.


Как начать работать с МЧД?

Работа с МЧД в Диадоке состоит из трёх этапов.

Этап 1. Получите сертификат КЭП для сотрудника

Для начала оформите квалифицированную электронную подпись физического лица.
Заявку можно подать через сайт УЦ Контура. После выпуска сертификата установите его на устройство, следуя инструкции по настройке.

Этап 2. Оформите МЧД через Контур.Доверенность

Для выпуска машиночитаемой доверенности используйте сервис Контур.Доверенность.

Доверенность может быть создана:
— Руководителем — он сам заполняет форму, подписывает и отправляет сотруднику.
— Управляющим или заместителем — он создаёт черновик, отправляет на подпись руководителю, после чего доверенность активируется.

В обоих случаях МЧД регистрируется в реестре ФНС автоматически — это обязательное требование закона.
Подробности — в инструкциях Контур.Доверенности.

Этап 3. Загрузите МЧД в Диадок

После получения доверенности её нужно добавить в Диадок. Это можно сделать тремя способами:

1. По номеру
Укажите:
— регистрационный номер МЧД,
— ИНН организации-доверителя,
— ИНН доверенного лица.
Диадок автоматически проверит её в реестре ФНС.

2. Загрузкой файла
Прикрепите:
— файл доверенности (.xml),
— файл подписи руководителя (.sig, .sgn или .p7s).
Эти файлы можно скачать из Контур.Доверенности — они приходят в архиве.

3. Из Контур.Доверенности
Если МЧД была выпущена в этом сервисе — выберите её из списка в Диадоке. Система подтянет данные автоматически.

Пункт «Добавить МЧД» в меню доступен только если в Диадоке уже добавлен сертификат сотрудника и ни одна МЧД ещё не загружена.

После добавления можно назначить доверенность по умолчанию — тогда при подписании она будет выбираться автоматически. Для этого нажмите «Установить по умолчанию» в карточке доверенности и сохраните изменения.


Где ещё можно добавить МЧД?

МЧД можно подключить не только в настройках, но и в других местах:

— При подписании документа — выберите «Добавить доверенность» в окне подписи.
— В персональных настройках — в разделе «Доверенность по умолчанию».
— В карточке сотрудника — администратор ящика может назначить МЧД напрямую через вкладку «Сертификаты и доверенности».

Во всех случаях алгоритм одинаков:
1. Нажмите «+ Добавить доверенность».
2. Выберите способ добавления (по номеру / файл / из Контур.Доверенности).
3. Диадок проверит данные в реестре ФНС.
4. Нажмите «Добавить» → «Сохранить» → «Установить по умолчанию» (если нужно).


Что делать, если возникла ошибка?

Если при добавлении МЧД появляется сообщение об ошибке — проверьте:
— правильность ИНН и регистрационного номера,
— актуальность подписи (не истёк ли срок действия КЭП руководителя),
— совместимость форматов файлов (.xml + .sig/.sgn/.p7s).

Подробные решения — в инструкции по устранению ошибок.


Важно помнить:

— МЧД — не опционально, а обязательно для сотрудников, использующих КЭП.
— Без неё документы могут быть отклонены контрагентами, ФНС, Росстатом и другими госорганами.
— Сервис Контур.Доверенность — единственный официальный инструмент от СКБ Контур для быстрого и законного выпуска МЧД.
— Все действия соответствуют требованиям ФЗ-63 и регламентам Диадока.

Закажите подключение Контур.Доверенность — менеджер перезвонит и ответит на все вопросы.

С июня 2025 года Ozon начал использовать электронные транспортные накладные (ЭТрН) с помощью сервиса Логистика от Контура. Сегодня уже 30% рейсов компании оформляются в электронном виде и подписываются сторонними транспортными компаниями.

Крупнейший мультикатегорийный маркетплейс в России с развитой логистической инфраструктурой ежедневно пропускает через свои объекты более 15 миллионов отправлений, а на складах выполняется свыше 35 миллионов операций с товарами.Компания активно развивает логистику по всей России и в странах СНГ — от Калининграда до Владивостока, а также в Армении, Беларуси, Казахстане, Кыргызстане и Узбекистане. В её сети — 48 складских комплексов и более 170 сортировочных центров.

Алексей Ширяев, директор по развитию транспортной инфраструктуры Ozon, отметил, что переход на ЭТрН позволил ускорить обмен документами с перевозчиками и повысить прозрачность логистических процессов. «Электронные накладные сокращают время выполнения операций, снижают риск ошибок и ускоряют получение оплаты за перевозки», — подчеркнул он.

Для Ozon переход на ЭТрН стал не только шагом в оптимизации процессов, но и стратегическим решением в подготовке к предстоящим изменениям в законодательстве. Юлия Мартынова, менеджер проектов ЭДО Ozon, рассказала, что компания начала внедрять ЭТрН на магистральных перевозках между складами, где выступает и грузоотправителем, и грузополучателем. Затем процесс был расширен на транспортных партнёров — транспортные компании. Для этого Ozon проводит регулярные обучающие сессии и тестирует подключения.

Ключевым фактором выбора сервиса Логистика от Контура стало широкое покрытие партнёрской сети — большинство контрагентов Ozon уже работают с Контуром. Это позволило наладить обмен документами с минимальными техническими рисками.

Интеграция сервиса Логистика с системой TMS Ozon, объединяющей логистов, смежные службы и перевозчиков, заняла шесть месяцев и была реализована командой Ozon Tech. Для удобства участников процесса компания использует функцию создания черновиков ЭТрН в сервисе. Это особенно важно при работе с экспедиторами: данные из TMS Ozon автоматически заполняют ключевые поля документа, что позволяет экспедиторам быстро подписывать накладные без необходимости ручного ввода.

Ольга Федоткина, исполнительный директор Национального союза экспертов в сфере транспорта и логистики (СЭЛ), отметила, что переход на ЭТрН снижает затраты, уменьшает вероятность ошибок и делает процессы прозрачными, включая налогообложение. «Ozon — не просто крупный игрок, но и активный участник цифровизации логистики. Компания делится опытом с партнёрами и помогает выстраивать бесшовные процессы», — сказала она.

Алексей Серов, эксперт сервиса Логистика от Контура, добавил, что крупные грузовладельцы, такие как Ozon, играют важную роль в переходе рынка на электронные документы. «Их готовность обучать партнёров и сотрудничать с нами помогает подключать всё больше перевозчиков и экспедиторов. Мы продолжаем поддерживать компанию на пути к полной цифровизации логистических операций», — отметил он.

СКБ Контур с 2010 года развивает электронный документооборот между контрагентами и числится в реестре федеральных операторов ЭДО. Сервис Логистика от Контура позволяет компаниям обмениваться транспортными накладными, путевыми листами и другими перевозочными документами онлайн.

2 октября 2025 года генеральный директор СКБ Контур Михаил Сродных заявил, что переход на обязательные электронные перевозочные документы (ЭПД), запланированный на 1 сентября 2026 года, станет важным шагом в цифровизации логистической отрасли. Он выступил на пленарной сессии «Цифровой путь России: формируя будущее отрасли», проходившей в рамках форума «Цифровая транспортация 2025» в Москве.

По словам Михаила Сродных, внедрение ЭПД не только ускорит обмен данными между участниками перевозок, но и создаст цифровую инфраструктуру, которая откроет возможности для расширения электронного документооборота. Например, в будущем можно будет перейти на электронные путевые листы (ЭПЛ), что повысит прозрачность и безопасность перевозок.

Сродных привел данные одного из партнеров СКБ Контур — компании «Биософт-ПМО». В 2024 году количество ДТП с участием водителей, не прошедших медицинский осмотр, выросло на 15% по сравнению с предыдущим годом. В результате аварий пострадали более 2500 человек. По его мнению, переход на ЭПЛ в будущем поможет снизить такие риски, особенно при внедрении дистанционных методов медосмотра.

Михаил также отметил, что расширение ЭДО в логистике выгодно всем участникам процесса. Вендоры получают новый рынок для своих решений, регуляторы — возможность контролировать отрасль, а перевозчики — повышение операционной эффективности, особенно в условиях нестабильного рынка.

Другие участники пленарной сессии также поддержали инициативу. Заместитель председателя правительства Виктор Савельев подчеркнул, что ЭПД упростят взаимодействие между участниками перевозок и сократят издержки. Министр транспорта РФ Андрей Никитин назвал ЭПД важной новацией, которая поможет отслеживать движение грузов и улучшит планирование развития транспортной системы. Министр цифрового развития Максут Шадаев добавил, что отрасль технически готова к переходу.

В сессии также приняли участие Олег Белозеров (РЖД), Сергей Александровский («Аэрофлот»), Борис Нуралиев («1С»), Александр Аникин («Яндекс.Такси»), Илья Дмитриев (ГК «Монополия»).

2 октября 2025 года сервис электронного документооборота Контур.Диадок стал победителем премии «Логистичные» в категории «Оператор ЭДО». Награду вручили в Москве на форуме «Цифровая транспортация 2025», который объединил новаторов цифровых грузоперевозок.

Премия проводилась по инициативе Национального союза экспертов в сфере транспорта и логистики (СЭЛ) при поддержке Минтранса России и логистической платформы «Монополия». Победителя определяли по результатам голосования участников рынка автомобильной логистики, которое проходило на официальном сайте премии.

Награду получил Алексей Серов, эксперт сервиса Логистика от Контура. Он отметил, что признание Контур.Диадока — это важный результат, подтверждающий востребованность цифровых решений в отрасли. «Спасибо за доверие и поддержку. Мы стремимся создавать надежные и удобные инструменты, которые помогают бизнесу работать быстрее и эффективнее», — поделился он.

Контур.Диадок — это сервис электронного документооборота с контрагентами, входящий в экосистему Контур. СКБ Контур с 2010 года развивает технологии ЭДО и числится в реестре федеральных операторов. В портфеле компании — онлайн-бухгалтерия, интернет-отчетность, решения для работы с маркировкой, облачный товароучет, онлайн-кассы, проверка контрагентов, системы информационной безопасности и электронные подписи. Решениями Контура уже пользуются более 3 миллионов компаний в России и за её пределами.

В каждой работе возникает потребность обмена юридически значимыми и коммерческими документами. Как же упростить и ускорить обмен документами, с учётом иногда непростой логистики и бумажных затрат. 

Для этого разработан электронный документооборот (ЭДО): к нему прибегают в разных направления бизнеса. В том числе и деятельность масштаба ИП. Обращаем внимание, ЭДО иногда не только для удобства, есть ситуации, в котрых без него нельзя функционировать. 

Зачем предпринимателю ЭДО?

Обсудим реальные возможнсти:

• оперативно обмениваться документами с контрагентами из любой точки мира;

• мгновенно редактировать документы и высылать исправленные на подпись;

• обезопасить себя от потери и порчи документов, в случае бумажного документооборота;

• экономить ресурсы;

• качественно хранить документы в облаке;

• быстро отслеживать требуемые электронные документы по разным параметрам поиска. 

ЭДО располагает именно  юридически значимыми документами, не требующими распечатки. Это очень удобно для организации отчётности. 

Случаи обязательного ЭДО для ИП

Подключение к ЭДО необходимо, если:

1. Работа ведётся с маркированным товаром. 

С 1 января 2022 года сведения по обороту маркированных товаров в систему Честный ЗНАК передаются только через оператора ЭДО. 

2. Торговля мясом, птицей, рыбой. 

Ветеринарные сопроводительные документы на товары животного происхождения представлены исключительно в электронном видедля системы «Меркурий». 

3. Работа с импортом. 

Отчётность по импортным прослеживаемым товарам (бытовая техника, авто-аксессуары, спецтехника и оборудование и др.) создаётся только в электронном виде. 

4. Торговля на  маркетплейсах.

Торговые онлайн-площадки давно ведут с реализаторами электронный документооборот.

5. Участник госзакупок. 

ЭДО единственный сервис для закрывающих документов. 

В этих случаях ЭДО для ИП нужен независимо от используемой системы налогообложения — на УСН, ОСНО или на патенте. 

Какие документы подходят для сервиса ЭДО

В системах электронного документооборота ввы найдёте массу шаблонов структурированных документов. Вот лишь часть переченя этой документации:

• договор, дополнительное соглашение и приложения к ним;

• первичные и закрывающие документы — счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД;

• налоговые декларации;

• формы 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, 4-НДФЛ;

• отчётные документы для ФНС, СФР, Росстата;

• КУДиР. 

Узнать больше про ЭДО и оставить заявку на бесплатную версию.

Переход на электронный документооборот (ЭДО) становится не просто трендом, а необходимостью для современного бизнеса. Особенно это важно в условиях, когда удалённая работа становится привычным форматом. ЭДО позволяет не только ускорить обработку документов, но и повысить прозрачность, снизить риски и сохранить мотивацию сотрудников. Внедрение маршрутов согласования в системе ЭДО — ключевой шаг на пути к автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

Электронное согласование документов происходит в специализированных системах, таких как Диадок, где документы передаются между сотрудниками, контрагентами и руководителями в цифровом формате. В отличие от традиционного бумажного документооборота, где документы передаются вручную и процесс может затягиваться на недели, ЭДО позволяет настроить маршруты согласования, в которых каждый этап фиксируется, а уведомления отправляются автоматически. Это делает процесс прозрачным и предсказуемым, а сотрудники получают возможность работать с документами в режиме онлайн, где бы они ни находились.

Настройка маршрутов согласования включает в себя определение участников процесса, сроков выполнения каждого этапа, прав доступа и автоматических напоминаний. Например, документ может быть направлен на согласование нескольким сотрудникам из разных подразделений, после чего передаётся на подпись руководителю. Всё это происходит в рамках одной системы, где можно отслеживать историю изменений, статусы и комментарии. Такой подход не только ускоряет обработку документов, но и снижает вероятность ошибок и пропусков.

Однако важный момент при переходе на ЭДО  — отсутствие у сотрудников электронных подписей, что может стать препятствием для полноценного взаимодействия. Особенно это касается бухгалтеров и других специалистов, чья работа связана с подписанием и обработкой документов. Также важно, чтобы дистанционный формат работы был прописан в трудовом договоре, чтобы избежать недопонимания и потенциальных конфликтов. В договоре должны быть указаны:

• режим работы,

• способ связи,

• порядок отчетности и другие условия, чтобы сотрудники и работодатель были на одной волне.

Еще один важный вопрос — информационная безопасность. Работа из дома увеличивает риск утечки конфиденциальной информации. Компаниям стоит заранее позаботиться о защите: установить антивирусы, настроить обновления программного обеспечения, использовать корпоративную почту и обучить сотрудников основам кибербезопасности. Особенно важно избегать использования небезопасных сервисов для обмена документами, таких как Google Диск или Zoom, если они не соответствуют внутренним стандартам безопасности.

Напоминаем, даже при наличии всех технических и организационных условий, одной из главных проблем остаётся снижение продуктивности и мотивации сотрудников. Долгие согласования и бюрократия могут привести к разочарованию, потере интереса к работе и даже выгоранию. Когда сотрудник отправляет отчёт на согласование и не получает ответа в течение нескольких дней, это вызывает чувство беспомощности и демотивирует. Поэтому важно не только внедрить маршруты согласования, но и сделать их максимально эффективными и понятными.

В системе Диадок маршруты согласования особенно удобны, когда документы требуют участия нескольких лиц, находящихся в разных офисах или регионах. Такие маршруты особенно актуальны, если обработка документов занимает больше трёх дней, если требуется массовая подпись после согласования, или если документ должен быть подписан с использованием квалифицированной электронной подписи. Настройка маршрутов позволяет автоматизировать процесс, сократить время на согласование и повысить общую эффективность работы.

В Диадоке можно настроить маршруты согласования так, чтобы документы автоматически передавались по цепочке — от оператора к бухгалтеру, затем к руководителю. На каждом этапе можно указать срок обработки, настроить напоминания и уведомления. Например, если сотрудник не успевает обработать документ в установленные сроки, система может автоматически уведомить руководителя. Это помогает избежать задержек и повышает дисциплину.

Кроме того, в системе можно перемещать документы в отдельные подразделения ящика Диадока, чтобы упростить поиск и архивирование. Также доступен автоматический запуск маршрута — система сама определяет, кому и в каком порядке нужно обработать документ, исходя из заранее заданных правил. Такой подход особенно полезен для компаний с высоким объёмом документооборота.

Цифровизация и автоматизация процессов — это не просто удобство, но и мощный инструмент для повышения вовлечённости сотрудников. Когда документы обрабатываются быстро, решения принимаются оперативно, а сотрудники видят, что их вклад ценится, это положительно сказывается на общей атмосфере в коллективе. Прозрачность процессов повышает доверие к руководству, снижает стресс и позволяет сосредоточиться на действительно важных задачах.

Таким образом, внедрение маршрутов согласования в системе ЭДО — это не только шаг к автоматизации, но и стратегия, которая помогает бизнесу адаптироваться к новым условиям, повысить эффективность и сохранить мотивацию сотрудников. В условиях удалённой работы ЭДО становится незаменимым инструментом для поддержания контроля и оперативности в обработке документов.

Не откладывайте маркировку на последний момент. В помощь 20 августа в 11:00 мск эксперты Контура соберутся ещё раз для дополнительного бесплатного вебинара, посвящённого рознице и оптовикам пивной продукции.

РЕГИСТРАЦИЯ

Темы вебинара

• расскажем о поэкземплярном учете;
• объясним условия перехода для участников оборота;
• подробнее об именениях в требованиях к приемке слабоалкогольной продукции и оформлению документов;
• тема сверки кодов маркировки при приемке и отгрузке продукции;
• объясним как осуществляется розничная реализация пивной продукции через кассу в рознице и общепите;
• опишем особенности функционала в ЕГАИС и Честном знаке — приемка пива через ЕГАИС, выбытие через кассу марки товара и списание ЕГАИС товара;
• подчеркнем нюансы учета пивной продукции;
• подробнее о передаче данных в ГИС МТ «Честный знак» при приемке;
• информация о работе с маркировкой в продуктах Контура.

Эксперты Контур

• Ульяна Ленская, руководитель группы внедрения ЭДО в Маркировке.
• Кирилл Денисов, эксперт Маркета.

Ссылка для регистрации →

Запись вебинара будет доступна всем зрителям, разместим ее в комментариях.

Важно

Разделяем сложность текущего периода в работе с пивом. Данная товарная ниша отличается от остальных, имеющийся опыт невозможно переложить на новую волну.

Искренне надеемся поддержать читателей данной экспертизой, возможностью задать прямые вопросы и получить ответы. Готовимся к 1 сентября.